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CargoSoft-Newsletter | Spezial: E-Invoicing | März 2026
{Anrede Brieftext}

lange lässt sich das Thema E-Rechnungen nicht mehr beiseiteschieben. Auch wenn Sie heute kaum E-Rechnungen im Eingang haben, wird sich das in weniger als 365 Tagen ändern. 

Ab dem 1.1.2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € verpflichtet, E-Rechnungen zu ausstellen. Damit ist der Schneeballeffekt absehbar.

Unser aktueller Newsletter zeigt, wie Sie E-Rechnungen mit dem CargoSoft TMS „smart“ in den digitalen Prozess einbetten.

Optimal vorbereitet mit CargoSoft TMS
Success-Story Geis: Schneller, besser, liquider
Pilotkunde MT Logistik: Danke für die Rechnungen

Nutzen auch Sie den Moment, um die Umstellung aktiv anzugehen und nicht nur die Pflichterfüllung, sondern die Vorteile in den Mittelpunkt zu rücken. Welche das sind? Rechtssicherheit, positives Kundenimage, weniger Sonderfälle und Zeitersparnis.

Gerne besetzten wir das Thema E-Rechnung mit Ihnen positiv und entwickeln gemeinsam einen Fahrplan für Ihre automatisierten und digitalen Rechnungsprozesse.

Ihr CargoSoft-Team

Optimal vorbereitet mit CargoSoft TMS

E-Rechnungen
smart integriert

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Bereit für EN16931? Das ist der europäische Standard für E-Rechnungen, der stufenweise verpflichtend wird. Bereits seit 2025 müssen Unternehmen startklar für Eingangsrechnungen sein, ab dem 1.1.202​​7 kommen die Ausgangsrechnungen dazu. Mit CargoSoft integrieren Sie Ihre E-Rechnungen einfach in den operativen Prozess.

CargoSoft unterstützt Sie dabei, sowohl Ihre Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen im CargoSoft TMS abzubilden und je nach Bedarf automatisiert oder teilautomatisiert zu verbuchen. In einem Log ist der Weg der E-Rechnung nachvollziehbar dokumentiert. Zusätzlich sind​​​​​ die Belege jederzeit in der E-Akte abrufbar.

Nach dem neuen Standard erlaubt sind reine XRechnungen sowie hybride Rechnungen (z. B. ZUGFeRD, PDF-Datei, in die eine XML-Datei integriert ist). CargoSoft kann die geforderten Formate gleichermaßen verarbeiten und auch für Anwender:innen sichtbar machen.

Im CargoSoft TMS sind aktuell E-Rechnungen aus Deutschland, Rumänien und Polen abbildbar.

Der Gamechanger: Die Arbeit lohnt sich, nicht nur um der neuen Vorschrift Genüge zu tun. Mit dem E-Invoicing von CargoSoft können Sie auch Problem-Dauerbrenner wie Zahlendreher, die Suche nach der Leistungsart oder falsch belegte Felder zu den Akten legen. 

Unser Tipp

Bereiten Sie sich jetzt auf das E-Invoicing bei den Ausgangsrechnungen vor, damit 2027 alles läuft. Stammdaten und Steuerkonformität sind zwei Stichwörter, die sich bei der Einrichtung der E-Rechnung-Prozesse häufig zu Zeitfressern entwickeln. Denn für eine EU-konforme E-Rechnung muss die dahinterliegende Feldbelegung exakt stimmen.

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Der nächste Schritt: Einfach einen Termin mit uns vereinbaren, um Ihr E-Invoicing-Projekt zu planen.

Beratung
E-Invoicing als strategischer Hebel bei Geis Air + Sea

Die internationale Spedition Geis Air + Sea hat das E-Invoicing mit Hilfe des CargoSoft TMS bereits erfolgreich in ihre Abläufe integriert. Das Unternehmen bestätigt: Die konsequente Umsetzung verschafft uns einen Vorsprung in der weiteren Digitalisierung der Geschäftsabläufe.

Das Ergebnis: Die Rechnungsprozesse konnten signifikant verschlankt, beschleunigt und qualitativ verbessert werden.

Ein weiterer Pluspunkt: Die hohe Akzeptanz bei den Auftraggebern, die von besseren Abläufen und kürzeren Rechnungseingangsverarbeitungszeiten profitieren.

Besonders relevant: Geis Air + Sea beobachtet positive Effekte auf das Zahlungsverhalten der Debitoren. Die durchschnittliche Zahlungszeit hat sich um mehrere Tage verbessert.

Ralf Mihm, kaufmännischer Leiter von Geis Air + Sea erläutert: „Die elektronische Rechnung ist für uns ein strategischer Hebel. Sie reduziert nicht nur Bearbeitungszeiten und Kosten, sondern verbessert auch unsere Liquidität erheblich. Die schnellere Zahlungsabwicklung verschafft uns den finanziellen Spielraum, den wir für Wachstum und Investitionen benötigen.“

Einschätzung der Fachabteilung: Auch die ​​​​Buchhaltung bewertet den Schritt Richtung digitale Spedition als wichtigen Fortschritt – insbesondere mit Blick auf Compliance-konforme Prozesse und Revisionssicherheit.

Kons​equent umgesetzt: Schneller, besser, liquider​
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„Die elektronische Rechnung ist für uns ein strategischer Hebel. Sie reduziert nicht nur Bearbeitungszeiten und Kosten, sondern verbessert auch unsere Liquidität erheblich. Die schnellere Zahlungsabwicklung verschafft uns den finanziellen Spielraum, den wir für Wachstum und Investitionen benötigen.“

Ralf Mihm, kaufmännischer Leiter von Geis Air + Sea​

Danke für die Rechnungen - MT Logistik!

​Die Zeit auf seiner Seite​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

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„CargoSoft ruft die E-Rechnungen regelmäßig von unserem Server ab, verarbeitet diese, macht einen Buchungsvorschlag im CargoSoft TMS und legt die Rechnungen im PDF-Format in der E-Akte ab.“

Jens Korzer, Projektmanager bei MT Logistik​

MT Logistik aus Wezlar hat sich zum frühestmöglichen Zeitpunkt als Pilotpartner von CargoSoft auf die verpflichtende Einführung des E-Invoicing im Bereich der Eingangsrechnungen vorbereitet. Damit war MT Logistik der erste Kunde, bei dem E-Rechnungen im CargoSoft TMS nicht nur sichtbar, sondern auch verarbeitbar waren.

Jens Korzer, Projektmanager bei MT Logistik, beschreibt den Prozesss: „CargoSoft ruft die E-Rechnungen regelmäßig von unserem Server ab, verarbeitet diese, macht einen Buchungsvorschlag im CargoSoft TMS und legt die Rechnungen im PDF-Format in der E-Akte ab.“

Nachdem der Prozess für die Eingangsrechnung erfolgreich etabliert ist, liegt bei Korzer das nächste Thema auf dem Tisch: Die elektronische Verarbeitung der Ausgangsrechnung. Als besonders sensibel und herausfordernd bewertet Korzer in diesem Schritt die korrekte Abbildung der Steuerschlüssel, Schnittstellenlogistik unter Berücksichtigung der prüfbaren elektronischen Übermittlung an das Finanzamt.

Die Zeit hat Korzer auf jeden Fall angesichts der frühzeitigen Vorbereitung auf seiner Seite. Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € im inländischen B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Voraussichtlich zum 1. Januar 2028 greift die Verpflichtung dann für alle Unternehmen.

Zum Best Practise
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Erste Hilfe bei E-Rechnungen

​​Für den Umgang mit eingehenden E-Rechnungen stehen bereits praktische, frei verfügbare Hilfsmittel zur Verfügung. ​​Validatoren unterstützen bei der formalen Prüfung, Visualisierungstools bei der lesbaren Darstellung von EN16931 konformen Rechnungen​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​.

Validierungs​​​​​​​​​​​​möglichkeiten​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

  • ​​Validatorenportinvoice | Safe Harbour für eingehende E-Rechnungen
  • ​​Free Peppol and XML document validator – ecosio

Visualisierungmöglichkeiten​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

  • ​Ultramarin eRechnung Viewer
  • Quba-Viewer

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Kons​equent umgesetzt: Schneller, besser, liquider​